Neues Projektentwicklungsmanagement
Teammanagement

Neues Projektentwicklungsmanagement

November 6, 2019

Projektmanager sind Teamleiter.

Wenn Sie für die Entwicklung neuer Projekte verantwortlich sind, müssen Sie Verfahren zur Festlegung von Grenzen und zur Unterscheidung zwischen Projektphasen definiert haben. Sie müssen den Standard für die Bewertung des Fortschritts an einem bestimmten Kontrollpunkt oder in einer bestimmten Phase kennen, die überprüft werden muss. Damit Ihre Projekte ordnungsgemäß von einer Phase zur nächsten übergehen können, müssen bestimmte Anforderungen eingehalten werden. An jedem Kontrollpunkt bieten die generierten Fortschrittsberichte eine hervorragende Möglichkeit, den Führungskräften Kompetenzberichte vorzulegen. Dies ist auch ein sehr guter Zeitpunkt, um neue Daten zu präsentieren, die zur Unterstützung des Projekts gesammelt wurden

Als Administrator werden Sie den Überprüfungsprozess durchlaufen und sich normalerweise darauf konzentrieren, das Verfahren zu durchlaufen, damit Sie die Genehmigung für den Übergang zur nächsten Stufe erteilen können. Diese intensive Konzentration auf interne Probleme kann dazu führen, dass Sie externe Probleme übersehen, die sich auf das Projektergebnis auswirken können. Wenn die Überprüfung nicht alle internen und externen Möglichkeiten umfasst, kann das Projekt gefährdet und scheitern. Daher müssen alle Probleme an jedem Inspektionspunkt behoben werden. Sie als Administrator sind dafür verantwortlich, sich die Zeit zu nehmen, um zwischen Problemen, die innerhalb des Projekts auftreten können, und allen externen Belastungen zu unterscheiden.

Interne Probleme liegen innerhalb der klaren Grenzen der Verantwortung und des Einflusses des Administrators. Externe Probleme beinhalten andererseits Druck von außerhalb des definierten Bereichs Ihrer Verantwortung. Es gibt einige externe Probleme, die sich aus der Geschäftsführung ergeben können und externer Natur sind, jedoch einen internen Umfang haben. Diese Probleme können dem Administrator helfen, Bereiche zu definieren, die von den Projektleitern häufig übersehen werden. Die Klärung einiger Probleme könnte sich als nützlich erweisen, um Sie auf mögliche Risiken aufmerksam zu machen, welche Bereiche beeinflusst werden, sowie auf eine Verlagerung der Verantwortung, die die Projektleiter möglicherweise übersehen haben.

Externe Kräfte verwalten

Wie gut können Sie als Administrator Ihr neues Projekt unter Berücksichtigung der externen Kräfte entwickeln, die möglicherweise zum Tragen kommen? Was werden Sie tun, wenn Sie sich verteidigen müssen, um das Projekt zu retten? Sind Sie bereit, geeignete und wirksame Maßnahmen zur Sicherung des Projekts zu ergreifen? Einige Techniken, die Sie möglicherweise als effektiv erachten, z. B. die Verwendung von “Ereignisdiagrammen” zur Stärkung Ihrer Position sowie der Gültigkeit des Projekts. Ein Ereignisdiagramm unterscheidet sich von einem “Meilensteindiagramm” darin, dass ein Meilensteindiagramm wichtige Erfolge oder Liefertermine identifiziert, die eingehalten werden müssen, während ein Ereignisdiagramm zeigt, was im Verlauf des Projekts wahrscheinlich in der externen Umgebung auftritt.

Um möglichst viele externe Faktoren zu identifizieren und zu verfolgen, die das Projekt beeinflussen können, sollte ein Ereignisdiagramm in einer Ebene gezeichnet werden, in der die horizontale Achse die Zeit und die vertikale Achse Bereiche der Subjektivität darstellt. Nach dem Brainstorming der relevanten Bereiche (wie Unternehmenskalender, bevorstehende politische, behördliche und gesetzgeberische Ereignisse oder Zeitpunkt der Einführung von Wettbewerbern) kann Ihr “Ereignisdiagramm” Folgendes enthalten: Veröffentlichte Termine für Verwaltungsratssitzungen; Timing der Unternehmens- und Funktionsbudgetzyklen sowie der strategischen Planungszyklen.

Geben Sie auch die voraussichtlichen Fertigstellungstermine von Projekten an, die die Ressourcen Ihres Projekts gemeinsam nutzen oder deren Einführung die Verteilung beeinflussen kann. Weitere interessante Bereiche sind: Kunden oder Wettbewerber Ihres Projekts – Erwartungen an die zukünftige Wirtschaftlichkeit, soziale oder ökologische Bedingungen – Daten der erwarteten Produkteinführungen der Wettbewerber – und erwartete technologische Änderungen, die sich auch auf das Projekt auswirken könnten.

Der Bericht muss klar und direkt sein, um die bestmögliche Zustellbarkeit zu gewährleisten. Machen Sie es für alle Beteiligten verständlich. Der beste Weg, um alle auf die gleiche Seite zu bringen, auf der Sie sich befinden, besteht darin, den Bericht so einfach und auf den Punkt wie möglich zu bringen.

Alle Projekte beginnen mit einer Idee oder einem Konzept und gehen zur Realisierung oder Fertigstellung über. Wenn Sie ein Projekt auslegen, ist es am besten, alle Mitglieder des Teams einzubeziehen. Das gesamte Team sollte den Umfang des Projekts einschließlich seiner Möglichkeiten auf der einen Seite und seiner Grenzen auf der anderen Seite erarbeiten.

Die Auswirkungen des Projekts auf Richtlinien und Verfahren sollten ebenfalls vor dem Startdatum bewertet werden. Wie wird sich das Projekt auf andere Abteilungen innerhalb der Organisation auswirken? Was ist, wenn irgendwelche Legalitäten in Frage gestellt werden? Diese und Tausende anderer Details sollten berücksichtigt werden, bevor das Projekt aktiv wird. Lassen Sie nicht zu, dass irgendetwas eine Störung verursacht, sobald das Projekt in Bewegung ist.

Projekte sind eine Teamleistung und genau wie jedes gut funktionierende Team hat jeder Spieler seine Pflichten, sich vorzubereiten. Je besser jedes Teammitglied in seiner Rolle ist, Je besser der Erfolg des Projekts. Die Teammitglieder müssen auf alle Probleme vorbereitet sein, die auftreten können.

Abschließend

Bei der Planung und Durchführung eines Projekts ist nichts selbstverständlich, auch wenn der Sieg unmittelbar bevorsteht. Berücksichtigen Sie, was mit einem neuen Projektteammanager bei einem großen Fortune 500-Lebensmittelunternehmen passiert ist. Auf Anweisung eines leitenden Angestellten war er bereit, ein neues Marketingprojekt zu starten, als der Präsident des Unternehmens beschloss, es abzusagen.

Später, als er mit dem Start eines neuen Projekts beauftragt wurde, stellte er sein Team neu zusammen und entwarf eine Strategie für den direkten Umgang mit dem Management. Seine Teammitglieder befragten Abteilungsleiter, um herauszufinden, was jeder einzelne wollte, und um herauszufinden, ob sie Einwände oder widersprüchliche Konzepte hatten, die auftauchen könnten, um die Projektrichtlinie zu beeinflussen.

Sie überprüften auch das Verständnis der Manager für die Mission des Teams. Im weiteren Verlauf des Projekts Ein leitender Angestellter wurde beauftragt, die Rolle des Schiedsrichters, Zuhörers und Influencers zu übernehmen. Sie blieb mit der Geschäftsleitung in Kontakt, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin die erforderliche Unterstützung erhielt. Eine Lektion gelernt – Überlassen Sie die Unterstützung des Managements niemals dem Zufall.